Как эффективно делегировать полномочия виртуальному помощнику по найму

Спрос на виртуальных помощников неуклонно растет по мере появления все большего числа онлайн-компаний и предпринимателей. Виртуальные помощники (VA) предоставляют административные услуги, такие как управление перепиской по электронной почте и организация поездок.

Какими качествами должен обладать виртуальный ассистент?
Задавать правильные вопросы крайне важно, потому что вы сможете узнать своего ВА как личность только после его приема на работу. Вот важные ключевые факторы, которые следует учитывать.:

Откройте для себя вики
Профессионализм
Доступность
Поскольку не все осведомлены о спектре услуг, предлагаемых VAS, давайте начнем с их изучения, прежде чем углубляться в наши рекомендации по найму.

Услуги, предоставляемые VAs
Многим владельцам малого бизнеса требуется только главный администратор, который также может выполнять функции секретаря. Вы можете делегировать им различные задачи, включая планирование ваших поездок, составление ежедневных расписаний и напоминание вам о важных встречах.

Однако есть предприятия, которым требуются опытные менеджеры, способные выполнять более сложные задачи. Вот несколько примеров:

Помощь в написании
Одно из самых больших заблуждений в онлайн-маркетинге заключается в том, что “писать может каждый”. Если вы ведете онлайн-бизнес, вам нужно каждый день создавать большое количество контента.

Примеры включают:

Электронные письма
Посты в социальных сетях
Публикации блога
Содержание веб-сайта
Это требует значительных усилий. Если вам не хватает навыков письма или вы просто предпочитаете не писать, вы можете нанять квалифицированного писателя, который преуспевает как в творческой работе, так и в написании контента.

Виртуальные помощники Facebook
Маркетинг в социальных сетях сегодня важен для любого бизнеса. Однако поддержание последовательности в размещении контента и взаимодействии с аудиторией имеет решающее значение для успеха в этой области. Поэтому важно ежедневно посвящать время работе в социальных сетях.

Хотя реклама в социальных сетях может показаться простой, некоторые люди обладают знаниями и навыками, позволяющими быстро привлекать больше внимания, что выгодно, если вы вкладываете деньги в социальную рекламу. Наем квалифицированного специалиста по социальным сетям – это разумное использование вашего рекламного бюджета.

Создание веб-сайта
Управление веб-сайтом не происходит автоматически, даже если вы используете систему управления контентом (CMS), такую как WordPress. Вы должны:

Регулярно создавайте резервные копии
Обновите плагины и версии веб-сайта
– Удалите избыточный код, чтобы повысить скорость загрузки страницы
Специализированный VA может сэкономить ваше время и обеспечить душевное спокойствие, особенно если вам нужны технические знания или вы заняты другими важными задачами. Для онлайн-бизнеса наличие страницы YouTube или видеофайлов на вашем веб-сайте имеет решающее значение, что позволяет избежать сложностей при изучении сложного программного обеспечения.

Преимущества найма виртуального ассистента
Если вы чувствуете, что вам нужно больше часов для выполнения вашей рабочей нагрузки, будь то оформление документов, планирование встреч или другие трудоемкие задачи, VA может помочь вам сэкономить время и повысить производительность.

Наем VA также может сэкономить вам деньги по сравнению с наймом сотрудника на полную ставку, поскольку вам не нужно предоставлять льготы или компенсации. Кроме того, вам не нужно предоставлять офисные помещения, поскольку VA уже работают удаленно.

Делегируя задачи квалифицированному VA, вы можете сосредоточиться на развитии своего бизнеса и делать то, что у вас получается лучше всего. Такая синергия позволяет вам развивать свой бизнес, пока ваш помощник выполняет возложенные на него задачи.

Недостатки использования виртуального помощника
Хотя VA в конечном итоге может сэкономить ваше время, начальные этапы найма, обучения и адаптации требуют затрат времени. Еще одна проблема – убедиться, что вы выбрали наиболее подходящего человека для этой работы. Установление доверительных отношений с вашим помощником в виртуальной среде может потребовать дополнительных усилий.

Удаленный характер работы с VAS также может привести к непоследовательному общению из-за разных часовых поясов и культурных различий.

Как выбрать надежного виртуального помощника
После того, как вы определили, что вам требуется VA, и определили свои конкретные потребности, следующим шагом будет выбор надежного VA, который сможет выполнять основные бизнес-операции.

Поскольку вы будете полагаться на виртуального помощника в выполнении важных задач, надежность имеет решающее значение. Обратитесь за рекомендациями к деловым партнерам, которые знакомы с человеком, которого вы рассматриваете.

Другой вариант – поиск поставщика услуг виртуального помощника на специализированных веб-сайтах. Платформы фрилансеров, такие как Upwork, Freelancer или Fiverr, также предлагают возможности для поиска квалифицированных VA.

При поиске виртуального помощника важно тщательно изучить его учетные данные.

Знания: Если вам нужен виртуальный помощник общего назначения, крайне важно проверить, есть ли у кандидата соответствующий административный опыт. Запросите образцы их работ и узнайте о достигнутых ими результатах, а также рекомендации клиентов. Некоторые кандидаты могут даже разрешить вам связаться с их предыдущими работодателями.
Профессиональное поведение: Внимательно ознакомьтесь с веб-сайтом кандидата, чтобы оценить его профессионализм и коммуникативные навыки. Если на их веб-сайте отсутствует внимание к деталям, это может указывать на недостаток внимания к деталям и в их работе. Используйте рейтинги, предоставляемые сайтами по трудоустройству, чтобы сузить список кандидатов.
Доступность: При работе с удаленной командой разница в часовых поясах может стать серьезной проблемой. Убедитесь, что виртуальный помощник доступен в рабочее время. Однако, если вы нанимаете писателя или виртуального помощника по социальным сетям, их доступность в рабочее время может быть не столь важна.
Преимущества найма виртуального ассистента:
В каждом бизнесе есть два типа задач:

Управленческие или специализированные задачи
Рутинные задачи, требующие минимальных специализированных навыков
Делегируя утомительные задачи виртуальному помощнику, вы можете сосредоточиться на деятельности, которая напрямую способствует росту и прибыльности вашего бизнеса.

Экономия средств: Создание физического офиса сопряжено с такими расходами, как аренда, счета за электричество и другие вспомогательные расходы. Наем виртуального помощника устраняет эти накладные расходы. Виртуальные помощники также предлагают конкурентоспособные цены.

Кроме того, вы экономите на заработной плате сотрудников, поскольку виртуальные помощники не имеют права на медицинские пособия, надбавки, налоги, страховку или больничные. В отличие от сотрудников, занятых полный рабочий день, вы можете платить виртуальным помощникам в зависимости от отработанных часов или количества выполненных задач.

В заключение, если вы сталкиваетесь с задачами, которые снижают вашу производительность, настоятельно рекомендуется нанять виртуального помощника. Передача неприятных задач на аутсорсинг тому, кто может эффективно с ними справляться, пойдет на пользу вашему бизнесу. Хотя поиск подходящего виртуального помощника может занять время, советы, приведенные в этой статье, помогут вам в поиске.